1. Teisinis pagrindas

Lietuvos Respublikos Vyriausybės2007 m. balandžio 18 d. nutarimu Nr. 401 „Dėl Bendrijos finansinę pagalbą transeuropinių transporto tinklų srityje koordinuojančios institucijos paskyrimo“  Susisiekimo ministerija paskirta transporto sektoriaus koordinuojančiąja institucija.

Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2007 m. liepos 4 d. įsakymo Nr. 3-238 „Dėl Bendrijos  finansinės pagalbos transeuropinio transporto tinklo plėtros projektams įgyvendinti Lietuvoje administravimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – TEN-T taisyklės) 2 punktu Transporto investicijų direkcija (TID) paskirta įgyvendinančiąja institucija transeuropinio transporto tinklo plėtros bendrai finansuojamų transporto sektoriaus projektų efektyvaus įgyvendinimo ir tinkamo lėšų panaudojimo priežiūros funkcijoms atlikti.

2. Koordinuojančiosios ir įgyvendinančiosios institucijų pagrindinės funkcijos

Koordinuojančioji institucija yra atsakinga už transeuropinio transporto tinklo plėtros strateginių tikslų įgyvendinimo koordinavimą ir tinkamą Lietuvos transporto sektoriaus projektams įgyvendinti skirtų TEN-T fondo lėšų valdymo ir kontrolės sistemų veikimą, t.y. Susisiekimo ministerija tvirtina Bendrijos finansinės pagalbos transeuropinio transporto tinklo plėtros projektams įgyvendinti Lietuvoje administravimo taisykles, rengia TEN-T fondo valdymo ir kontrolės sistemos Lietuvoje aprašą, teikia Europos Komisijai. Taip pat svarsto transporto sektoriaus projektus, siūlomus teikti TEN-T fondo paramai gauti, tvirtina ir teikia paraiškas Europos Komisijai; nagrinėja iš įgyvendinančios institucijos gautus prašymus dėl Europos Komisijos sprendime numatytų veiklų ar projekto biudžeto pakeitimų ir juos teikia Europos Komisijai; koordinuoja TEN-T fondo paramą gavusių projektų įgyvendinimą, nagrinėja bei teikia Europos Komisijai projekto techninio įgyvendinimo, finansines ir metines ataskaitas; nustačiusi, kad esama TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšų panaudojimo pažeidimų, arba gavusi informaciją apie tokius pažeidimus, praneša apie tai Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybai prie Vidaus reikalų ministerijos; užtikrina informacijos apie nustatytus pažeidimus konfidencialumą;

Įgyvendinančioji institucija, vadovaujantis TEN-T taisyklėmis, vykdo šias funkcijas: tikrina projektų vykdytojų pateiktas paraiškas TEN-T fondo finansavimui gauti; vykdo projektų, kuriems skirtas TEN-T fondo finansavimas, įgyvendinimo bei lėšų panaudojimo priežiūrą; atlieka iš TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšų finansuojamų projektų vykdymo kontrolę jų įgyvendinimo laikotarpiu; tikrina bei tvirtina mokėjimo paraiškas, projektų vykdytojų parengtas projekto techninio įgyvendinimo, finansines ir kitas ataskaitas, ir teikia jas koordinuojančiai institucijai TEN-T taisyklėse nurodytais terminais; taip pat nagrinėja bei vertina projektų vykdytojų pateiktus prašymus dėl projekto paraiškoje ir Europos Komisijos sprendime numatytų veiklų ar projekto biudžeto pakeitimų ir teikia išvadas koordinuojančiai institucijai dėl projekto vykdytojo pateiktų siūlymų dėl Europos Komisijos sprendime numatytų veiklų ar biudžeto keitimo; atlieka iš TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšų finansuojamų projektų vykdymo kontrolę jų įgyvendinimo laikotarpiu, koordinuojančiajai institucijai arba Europos Komisijai pareikalavus, tikrina projektus jų įgyvendinimo vietose, registruoja šiuos patikrinimus, imasi būtinų veiksmų rastiems pažeidimams pašalinti, informuoja koordinuojančiąją instituciją apie tikrinimo rezultatus; nustačiusi, kad esama TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšų panaudojimo pažeidimų, arba gavusi informaciją apie tokius pažeidimus, nedelsdama praneša apie tai koordinuojančiajai institucijai; užtikrina informacijos apie nustatytus pažeidimus konfidencialumą; prižiūri, kad projektų vykdytojai vykdytų privalomuosius informavimo ir viešinimo veiksmus, nustatytus TEN-T fondo reglamento 16 straipsnyje ir Europos Komisijos sprendime;

3. Projekto vykdytojų pagrindinės funkcijos:

(a)                                        Projekto paraiškų rengimas

Projektų vykdytojai rengia nustatytos formos projektų paraiškas vadovaudamiesi atitinkamo kvietimo teikti paraiškas sąlygomis, kurias nustato Europos Komisija.

Parengtas paraiškas TEN-T fondo paramai gauti, projekto vykdytojai teikia TID. TID tikrina paramos gavėjų parengtas paraiškas bei su paraiška teikiamą projekto dokumentaciją. Nesant pastabų, patikrinta projekto paraiška teikiama Susisiekimo ministerijai.

Susisiekimo ministerija svarsto paraiškos atitikimą ES ir Lietuvos Respublikos teisės aktams bei transporto sektoriaus plėtros strateginėms kryptims. Patvirtintą paraišką Susisiekimo ministerija teikia Europos Komisijai.

(b)                                        Viešieji pirkimai

Europos Komisijai patvirtinus Susisiekimo ministerijos pateiktas paraiškas TEN-T fondo paramai gauti, TID, suderinusi su koordinuojančia institucija ir projekto vykdytojais, sudaro su projekto vykdytojais sutartis dėl pareigų ir atsakomybės pasidalijimo įgyvendinant TEN-T lėšomis finansuojamą projektą.

Projekto vykdytojai organizuoja Europos Komisijos sprendime įvardytoms projekto veikloms įgyvendinti reikalingus viešuosius pirkimus.

Susisiekimo ministerijos Strateginio planavimo skyrius rengia pasiūlymus dėl lėšų poreikio transporto infrastruktūros programoms įgyvendinti, taip pat dėl metinio TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšų poreikio.

TID projekto vykdytojas teikia atliktų viešųjų pirkimų ataskaitas ir parengtų pirkimo sutarčių projektus tarp projekto vykdytojo ir prekių tiekėjų (paslaugų teikėjų) bei darbų rangovų išvadoms pateikti.

(c)                                        Projekto priežiūra

Projekto vykdytojai užtikrina, kad visą projekto įgyvendinimo laikotarpį bus vykdoma tinkama projekto priežiūra: įgyvendindamas paslaugų teikimo projektą, projekto vykdytojas turi suformuoti priežiūros komitetą, kuriame dalyvautų projekto vykdytojo, įgyvendinančiosios, koordinuojančiosios ir kitų (jeigu reikia) institucijų atstovai. Priežiūros komiteto posėdžiai organizuojami vadovaujantis darbo reglamentu, kuris tvirtinamas pirmojo posėdžio metu. Priežiūros komiteto posėdžiai yra protokoluojami. Pasirašyti posėdžių protokolai saugomi projekto vykdytojo, o kopijos siunčiamos koordinuojančiajai ir įgyvendinančiajai institucijoms. Taip pat rengia bei teikia įgyvendinančiajai institucijai Europos Komisijos sprendime nustatytos formos ir terminais projekto techninio įgyvendinimo, finansines ir kitas Europos Komisijos sprendime įvardytas ataskaitas, mokėjimo paraiškas Europos Komisijai bei kitą su projekto įgyvendinimu susijusią dokumentaciją; praneša įgyvendinančiajai institucijai apie galimus nukrypimus nuo Europos Komisijos sprendimu patvirtintų projekto paraiškoje numatytų tikslų, uždavinių ir terminų; prireikus teikia prašymą dėl projekto paraiškoje ir Europos Komisijos sprendime numatytų veiklų ar projekto biudžeto pakeitimų; fiksuoja visas ūkines ir kitas operacijas, susijusias su projekto vykdymu, ir saugo teisės aktų nustatyta tvarka su šiomis operacijomis susijusius dokumentus bei kitus dokumentus, susijusius su TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšų išmokomis, išlaidų tikrinimo dokumentus, taip pat kitus dokumentus, susijusius su iš TEN-T fondo lėšų finansuojamų projektų įgyvendinimu. Užtikrina, kad dokumentai būtų prieinami turinčioms teisę juos tikrinti institucijoms ir asmenims.

Susisiekimo ministerijos ES paramos koordinavimo skyrius gauna iš TID projektų, kuriems skirta TEN-T fondo lėšos, projektų vykdytojų parengtas ir TID patikrintas projekto techninio įgyvendinimo, finansines ir kitas Europos Komisijos sprendime įvardytas lėšų panaudojimo ataskaitas TEN-T taisyklėse ir EK sprendimuose numatytais terminais ir teikia jas Europos Komisijai.

ES paramos koordinavimo skyrius, siekdamas įsitikinti, ar tinkamai naudojamos TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšos, papildomai turi teisę prašyti reikiamos informacijos iš TID arba projektų vykdytojų; taip pat atlikti TID ar galutinių naudos gavėjų TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšų panaudojimo ir valdymo bei kontrolės sistemos veikimo efektyvumo patikrinimus.

(d) )                                        Mokėjimas

Projekto vykdytojai teikia įgyvendinančiajai institucijai mokėjimo prašymus. Kartu su mokėjimo prašymais, priklausomai nuo mokėjimo tipo, galutinis paramos gavėjas, t.y. projekto vykdytojas kartu su avansinio mokėjimo prašymu pateikia sutartyje, TEN-T taisyklėse ir EK sprendime dėl finansavimo nurodytus dokumentus ir banko arba draudimo įmonės garantiją dėl avanso sumos; taip pat kartu su tarpinio mokėjimo prašymu pateikia ataskaitinio laikotarpio išlaidas pateisinančius dokumentus ir, jei buvo išmokėtas nacionalinis finansavimas iš kitų lėšų, nei valstybės biudžeto, išlaidų apmokėjimą įrodančius dokumentus; o kartu su galutinio mokėjimo prašymu pateikia ir  darbų užbaigimo aktą, o techninės pagalbos atveju – ataskaitą apie padarytas išlaidas.

Gavusi mokėjimo prašymą, TID jį užregistruoja ir daro dokumentinį patikrinimą (patikrina, ar mokėjimo prašymas: užpildytas lietuvių ir anglų kalbomis; užpildyti visi privalomi rekvizitai ir panašiai). Jeigu dokumentinio patikrinimo įvertinimas teigiamas, tada tikrinamas išlaidų tinkamumas – mokėjimo prašymą tikrina ne mažiau kaip du TID darbuotojai pagal nustatytą patikros lapą. Remdamasi patvirtintų mokėjimo prašymų tikrinimo ir tvirtinimo lapu ir kitais dokumentais TID, būdama asignavimų valdytoja, rengia ir teikia mokėjimo paraiškas Valstybės iždo departamentui ir šis jas apmoka.

Projekto vykdytojas privalo naudoti TEN-T fondo lėšas tik su projekto paraiškoje ir Europos Komisijos sprendime numatyto projekto įgyvendinimu susijusioms išlaidoms apmokėti ir tinkamai už jas atsiskaityti, kaip nurodyta Europos Komisijos sprendime.

Projekto vykdytojas negali perleisti jokių savo teisių ir įsipareigojimų dėl projekto vykdymo užtikrinimo tretiesiems asmenims be raštiško Europos Komisijos sutikimo.

(e)                                        Informavimas ir viešumas

Projekto vykdytojai vadovaujantis Reglamento (EB) Nr. 2236/95 16 straipsniu, Europos Komisijos sprendimo nuostatomis ir pagalbos gavėjo numatytomis priemonėmis atlieka projektų, kuriems skirta TEN-T fondo parama, informavimą ir viešumą.

4. Koordinuojančiosios ir įgyvendinančiosios institucijos organizacinė struktūra

4.1. Organizacinė schema

Koordinuojančiosios institucijos, t.y. Susisiekimo ministerijos organizacinė struktūra pridedama (Priedas Nr. 1) .

Transporto sektoriaus koordinuojančiosios institucijos funkcijas, susijusias su TEN-T fondo administravimu, Susisiekimo ministerijoje vykdo Strateginio planavimo ir finansų departamentas, kurio viena iš pagrindinių funkcijų yra rengti programinius bei procedūrinius dokumentus, reikalingus ES fondų paramai gauti transporto sektoriuje, planuoti ir koordinuoti ES lėšų panaudojimą transporto infrastruktūros plėtrai.

ES paramos koordinavimo skyrius (7 darbuotojai). Skyrius pagal savo kompetenciją vertina gautas iš TID paraiškas TEN-T fondo paramai gauti, koordinuoja ES finansinės paramos panaudojimą transporto sektoriuje, koordinuoja projektų įgyvendinimą, seka jų įgyvendinimo priežiūrą ir vertinimą; atlieka pagal savo kompetenciją projektų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo efektyvumo analizę, rengia reikiamą informaciją viešinimui apie Europos Sąjungos TEN-T fondo paramos teikimo sąlygas, jos panaudojimo eigą ir rezultatus. Prireikus teikia siūlymus, planuojant ir rengiant TEN-T fondo strategijos transporto sektoriaus daliai bei jų pakeitimams.

Įgyvendinančiosios institucijos organizacinė valdymo struktūra patvirtinta Transporto investicijų direkcijos direktoriaus 2005-11-22 įsakymu Nr. 1.3-125 (SM 2006-12-29 įsakymo Nr. 1.3-100 redakcija) (Priedas Nr. 2) .

TID transporto sektoriaus įgyvendinančiosios institucijos funkcijas, susijusias su TEN-T fondo administravimu, vykdo Sanglaudos fondo geležinkelių skyrius. Pagrindinės šio skyriaus vykdomos funkcijos: tikrinti paramos gavėjų parengtas projektų paraiškas bei kitą reikalingą dokumentaciją ES finansavimui gauti; rengti pareigų, administruojant projektų įgyvendinimą, pasidalijimo sutartis su galutiniais naudos gavėjais ir prižiūrėti jų vykdymą; organizuoti investiciniuose projektuose ir
TEN-T paraiškose numatytus viešuosius pirkimus ir dalyvauti viešųjų pirkimų procedūrose; tikrinti įgyvendinamų projektų išlaidų sąskaitas; analizuoti reguliarias paramos gavėjų teikiamas projektų įgyvendinimo ataskaitas ir teikti išvadas; kaupti, sisteminti ir suvesti statistinius, techninius ir finansinius projektų rodiklius kompiuterizuota priežiūros sistema (jei šiam fondui tokia yra taikoma); rengti transporto projektų įgyvendinimo mėnesio (projektų/ sutarčių būklės aprašymus), ketvirtines (techninės pažangos, neatitikimų), metines ir monitoringo ataskaitas; atlikti projektų patikrą (fizinę, administracinę ir finansinę) įgyvendinimo vietose.

Administruojant TEN-T fondo lėšas TID Finansų, kontrolės ir apskaitos skyrius, kuris vadovaujamas vyriausiojo finansininko, vykdo buhalterinę apskaitą, užtikrina, kad ataskaitiniai duomenys būtų teisingi, o atskaitomybė objektyvi. Taip pat užtikrina ES paramos Lietuvai programų nuostatų reikalavimus atitinkantį transporto infrastruktūros projektų administravimą ir įgyvendinimo priežiūrą; atlieka gaunamų finansinių dokumentų ir ataskaitų kontrolę, tikrina parengtas išlaidų deklaracijas ir rengia mokėjimų paraiškas avansiniams, tarpiniams ir galutiniams mokėjimams gauti.

4.2. Dokumentų (mokėjimo paraiškų, mokėjimo, ataskaitų ir išlaidų deklaracijos) judėjimo schema

1 lentelė. Transporto sektoriaus TEN-T fondo projektų valdymo ir kontrolės sistema

4.3. Patikrinimai atliekami projektų įgyvendinimo metu arba po įgyvendinimo

Įgyvendinančiosios institucijos vykdomi patikrinimai:

Bent vieną kartą kiekvieno projekto įgyvendinimo laikotarpiu TID atlieka patikrą projekto įgyvendinimo vietoje.

Koordinuojančiosios institucijos vykdomi patikrinimai:

Susisiekimo ministerijos ES paramos koordinavimo skyrius koordinuoja TEN-T fondo projektų įgyvendinimo priežiūrą, analizuoja ir saugo ataskaitas apie projektų įgyvendinimą. Dokumentai saugomi atskirai kiekvienam projektui užvestose bylose.

Susisiekimo ministerijos Strateginio planavimo ir finansų departamentas taip pat turi teisę atlikti įgyvendinančiosios institucijos ir galutinių naudos gavėjų patikrinimus, susijusius su TEN-T fondo ir nacionalinio finansavimo lėšų panaudojimu ir valdymo ir kontrolės sistemos efektyvumu.

Kiekvienas skyrius, dalyvaujantis TEN-T fondo projektų administravime, nustatęs rimtus ES fondų ir bendrojo finansavimo lėšų panaudojimo pažeidimus, arba gavęs informaciją apie tokius pažeidimus, praneša apie tai ministerijos vadovybei.

4.4. Funkcijų paskirstymas

Susisiekimo ministerijos, padalinių funkcijos aprašytos ministerijos, ministerijos departamentų bei skyrių nuostatuose, kurie yra patvirtinti Lietuvos Respublikos Vyriausybės1998 m. rugsėjo 15 d. nutarimu Nr. 1117 „Dėl Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerijos nuostatų patvirtinimo“ (Žin., 1998, Nr. 83-2324; 2004, Nr. 34-1098 nuo 2004 03 05) (Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2005 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1233 redakcija.)( Žin., 2005, Nr. 137-4922). Strateginio planavimo ir finansų departamento bei šio departamento skyrių, paminėtų šio aprašymo 3.1.punkte, kurie vykdo su TEN-T fondo projektų administravimu susijusias funkcijas, nuostatai patvirtinti Susisiekimo ministro 2005 m . spalio 12 d. įsakymu Nr. 3-450.

Susisiekimo ministerijos padalinių funkcijos padalintos taip, kad būtų atskirtos planavimo funkcijos nuo projektų įgyvendinimo koordinavimo ir kontrolės funkcijų: Strateginio planavimo skyrius yra atsakingas už strategijų rengimą, projektų ir lėšų planavimą, o ES paramos koordinavimo skyrius atsakingas už paramos panaudojimo koordinavimą.

Susisiekimo ministerijos valstybės tarnautojo pareigybių aprašymas patvirtintas 2005 m. spalio 12 d. susisiekimo ministro įsakymu Nr. 3-450.

Transporto investicijų direkcijos nuostatai patvirtinti Susisiekimo ministro 2003-12-19 įsakymu
Nr. 3-700 (VŽ, 2004-01-21, Nr.11-301) (SM 2005-10-10 įsakymo Nr. 3-440 redakcija) (Žin., 2004, Nr. 153-5585).

TID skyrių funkcijos ir veikla yra aprašyta kiekvieno iš jų nuostatuose. Sanglaudos fondo geležinkelių skyriaus, atliekančio TEN-T fondo paramos lėšomis finansuojamų projektų administravimą, nuostatai papildyti ir patvirtinti Transporto investicijų direkcijos direktoriaus
2006-12-29 įsakymu Nr. 1.3-101. Pagrindinės TID skyriaus vykdomos funkcijos: tikrinti paramos gavėjų parengtas projektų paraiškas bei kitą reikalingą dokumentaciją ES finansavimui gauti; rengti pareigų, administruojant projektų įgyvendinimą, pasidalijimo sutartis su galutiniais naudos gavėjais ir prižiūrėti jų vykdymą; tikrinti įgyvendinamų projektų išlaidų sąskaitas; analizuoti paramos gavėjų teikiamas projektų ataskaitas; tikrinti techninio įgyvendinimo, finansines ir kitas Europos Komisijos sprendime ir TEN-T taisyklėse įvardytas projektų ataskaitas ir teikti išvadas.

Administruojant TEN-T fondo lėšas svarbus yra TID Finansų, kontrolės ir apskaitos skyrius, kuris vadovaujamas vyriausiojo finansininko, vykdo buhalterinę apskaitą, užtikrina, kad ataskaitiniai duomenys būtų teisingi, o atskaitomybė objektyvi. Taip pat užtikrina tinkamą ES paramos transporto infrastruktūros projektų administravimą ir įgyvendinimo priežiūrą, atlieka gaunamų finansinių dokumentų ir ataskaitų kontrolę, tikrina parengtas išlaidų deklaracijas ir rengia mokėjimų paraiškas Valstybės iždui.

4.5. Mokymai

Susisiekimo ministerijos ir Transporto investicijų direkcijos darbuotojai nuolatos dalyvauja įvairiuose kursuose ir seminaruose, kuriuos organizuoja Lietuvos ir užsienio institucijos.

Darbuotojų mokymo planai yra rengiami ir atnaujinami ne rečiau kaip kas pusmetį pagal darbuotojų kvalifikacijos kėlimo poreikį, vadovaujantis Lietuvos Respublikos Valstybės tarnybos įstatymo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m . liepos 8 d. nutarimo Nr. 1073 „Dėl valstybės tarnautojų mokymo 2002- 2006 m . strategijos patvirtinimo“ ir Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m . liepos 11 d. įsakymo „Dėl valstybės tarnautojų mokymo organizavimo tvarkos taisyklių patvirtinimo“ nuostatomis.

4.6. Dokumentų saugojimas

Koordinuojančiosios ir įgyvendinančiosios institucijos, projektų vykdytojai saugo visus dokumentus, susijusius su TEN-T fondo lėšomis finansuojamų projektų įgyvendinimu; užtikrina, kad dokumentai būtų prieinami turinčioms teisę juos tikrinti institucijoms ir asmenims dokumentų tvarkymo bei apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 5-211, 2005, Nr. 132-4773) (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), nustatyta tvarka, t.y. dokumentai, susiję su projekto įgyvendinimu, turi būti komplektuojami ir saugomi vadovaujantis Dokumentų tvarkymo bei apskaitos taisyklėmis. Įgyvendinus projektą ir atlikus galutinį mokėjimą, su projekto įgyvendinimu susiję dokumentai saugomi 10 metų. Prireikus dokumentai teikiami turinčioms teisę juos tikrinti institucijoms ir asmenims.

Projekto vykdytojas privalo saugoti: paraiškos ir jos priedų kopijas; paraiškos keitimo dokumentų kopijas; Europos Komisijos sprendimo dėl projekto finansavimo TEN-T fondo lėšomis kopiją;  tarpinių ir galutinių projekto techninio įgyvendinimo, finansines, kitas ataskaitas ir jų priedų kopijas ir kitus su projekto įgyvendinimu susijusius dokumentus; išlaidas pateisinančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų originalus; susirašinėjimo su Transporto investicijų direkcija ir Susisiekimo ministerija dokumentų kopijas; viešųjų pirkimų vykdymo dokumentų originalus arba kopijas; įgyvendintas viešumo priemones įrodančius dokumentus.

Informaciją parengė

Transporto politikos departamentas